Onze acties ten dienste van een globale digitale en IT-strategie

De gebruiker blijft centraal staan in de denkoefeningen van alle projecten van Brussel ConnectIT. Daartoe hebben er in het bijzonder twee projecten plaatsgevonden: het platform voor klantrelatiebeheer en het gewestelijke SAP-platform.

Transparantie van het beheerproces van een gebruikersaanvraag

In samenwerking met het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG) werd een platform voor klantrelatiebeheer (of CRM) uitgewerkt, dat gebruikmaakt van de Salesforce-technologie. Dit platform brengt de gewestelijke besturen en de gebruikers in alle transparantie bij elkaar.

De gebruiker kan voortaan namelijk een ingediende aanvraag bij een gewestelijke overheidsinstelling opvolgen via het platform en geïnformeerd worden bij elke stap van de procedure. Er zijn heel wat projecten gedefinieerd die op dit platform zullen worden geïmplementeerd, waarvan er al vier in uitvoering zijn:

• het project "VIHT", in samenwerking met Brussel Huisvesting, waarvan fase 1 al in gebruik is. Dit project heeft tot doel om voor aanvragen door burgers alle, via authentieke bronnen ingewonnen, informatie te bundelen met het oog op het bepalen van de huurtoelagen;

• het project "Taxi", waarmee externe klanten van de directie Personenvervoer van Brussel Mobiliteit in de backoffice kunnen worden beheerd;

• het project "homologatie van voertuigen", dat het mogelijk zal maken alle door garagehouders of particulieren ingediende homologatieaanvragen voor voertuigen te beheren. Dit project wordt uitgevoerd in samenwerking met Brussel Mobiliteit;

• het project "EFRO", dat Europese fondsen toekent voor de verwezenlijking van specifieke projecten. Dankzij het platform kan de directie EFRO van Brussels International de verschillende financieringsaanvragen voor projecten rechtstreeks controleren.

Gecentraliseerd beheer van de interne processen

Kent u het gewestelijke SAP-platform? Daarmee worden alle interne processen van een overheidsdienst centraal beheerd. Momenteel zijn veertien Brusselse instellingen, waaronder de GOB, aanwezig op dit platform, en de ambitie bestaat erin dat alle gewestelijke besturen het op termijn gebruiken.

Waarom SAP Gewest gebruiken?

Centralisering van de gegevens, homogeniteit van de processen, terbeschikkingstelling van een gestandaardiseerde databank aan de dienstverleners, hergebruik van gegevens voor andere wettelijke verplichtingen, tijdswinst en kostenbesparing door schaalvergroting, ... SAP Gewest biedt tal van voordelen.

In 2021 kunnen de gebruikers, na de toevoeging van een module voor gegevensbeheer, voortaan de identificatiegegevens (contactgegevens, KBO-nummer, enz.) beheren en controleren van de leveranciers en klanten van alle gewestelijke instellingen op het platform. Een andere module, met als naam SAP FC en eveneens in 2021 ingevoerd, maakt het mogelijk de consolidering van de rekeningen van de instellingen op het platform te vereenvoudigen en te automatiseren.

Bovendien zijn de verschillende configuraties opgestart in 2021 om andere instellingen in het gewestelijke SAP-platform te kunnen opnemen: de Franse Gemeenschapscommissie (FGC), het CIBG, IRISteam en citydev.brussels. Ze zullen opgenomen worden op 1 januari 2022 (FGC) en op 1 januari 2023 (CIBG, IRISteam en citydev.brussels).

De doelstellingen voor 2022

Naast de voltooiing van de integratie van het CIBG, IRISteam en citydev.brussels in het gewestelijke SAP-platform zal een ambitieus project voor de activatie van de SAP EAM-modules (Enterprise Asset Management) Brussel Mobiliteit beheers- en planningstools bieden voor het onderhoud van zijn voorzieningen.

Deze functionaliteiten, gekoppeld aan de SAP RE-module (Real Estate), die uitgerold wordt bij citydev.brussels, zullen volledig hergebruikt worden bij de integratie van de Haven van Brussel in SAP Gewest, die gepland staat op 1 januari 2024.

Bovendien is bij de GOB een project in ontwikkeling voor de centralisering van de loonuitbetalingsprocessen: SAP Payroll.

SAP Payroll zal het mogelijk maken het loonuitbetalingsbeheer en de activiteiten die daarmee samenhangen te centraliseren voor de besturen van de GOB, urban.brussels en talent.brussels. SAP Payroll wordt beschouwd als de voorafgaande vereiste om vervolgens een globaal gewestelijk platform op te zetten voor het loonuitbetalingsbeheer, dat openstaat voor alle gewestelijke entiteiten.

Openbudget.brussels is een kadaster van de overheidsuitgaven in het kader van overheidsopdrachten en subsidies van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, ontwikkeld door easy.brussels, het Brusselse agentschap voor administratieve vereenvoudiging van Brussel ConnectIT, in samenwerking met het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG).

Transparantie, een garantie voor vertrouwen

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest investeert elk jaar honderden miljoenen euro's. Die uitgaven zijn opgesplitst in verschillende categorieën: overheidsopdrachten, subsidies, premies, studies, HR-kosten, ...

In mei 2019 heeft het Gewest, om zijn besturen transparanter te maken, het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 betreffende de openbaarheid van bestuur bij de Brusselse instellingen aangenomen. De besturen publiceren dan ook elk jaar een inventaris van de overheidsopdrachten en een inventaris van de toegekende subsidies.

Een beter inzicht in wie hoeveel en waarom heeft uitgegeven: dat maakt de beleidsbeslissingen transparanter.

Sinds 29 mei 2021 zijn op het platform openbudgets.brussels alle gegevens uit die inventarissen te raadplegen: uitgaven verwezenlijkt voor de renovatiewerken aan de tunnels, subsidies aan sport-vzw's, COVID-premies, subsidies aan ondernemingen voor vernieuwing, ... openbudgets.brussels biedt een ware schat aan informatie! Bovendien gaat het om open data, die hergebruikt kunnen worden.

De geïnvesteerde bedragen in het kader van overheidsopdrachten en subsidies

De gegevens in de tabellen van openbudgets.brussels zijn op de volgende manier georganiseerd:

• Naam van de overheidsorganisatie;

• Basisallocatie;

• Betrokken jaar;

• KBO-code van de begunstigde - waarmee de fiche van de betrokken onderneming rechtstreeks kan worden geraadpleegd op de website van de Kruispuntbank van Ondernemingen;

• Naam van de begunstigde;

• Betaald bedrag (EUR).

De gegevens kunnen daarenboven gefilterd worden:

• Op naam van de overheidsorganisatie;

• Op jaar;

• Op de rechtsvorm van de begunstigde;

• Op de postcode van de begunstigde;

• Op de minister verantwoordelijk voor de uitgave.

Tot slot zijn de subsidies gerangschikt op basis van hun type: organieke, facultatieve of reglementaire subsidies.

De doelstellingen voor 2022

De ambitie bestaat erin alle overheidsuitgaven in het kader van overheidsopdrachten en subsidies te groeperen op het platform openbudgets.brussels. Daarom zal ook aan de negentien Brusselse gemeentebesturen gevraagd worden hun gegevens in het platform op te nemen.

Bovendien wordt 2022 ook het jaar waarin het automatische uploaden van de in het gewestelijke SAP-platform beschikbare gegevens bestendigd wordt, waardoor alle interne processen van een overheidsdienst gecentraliseerd beheerd kunnen worden. Alle gegevens over uitgaven in het kader van overheidsopdrachten en subsidies, die werden ingevoerd in het SAP-platform, zijn automatisch zichtbaar op openbudgets.brussels. Gegevensverwerking of het wachten op updates is niet langer nodig, alles gebeurt automatisch.

Tot slot zullen de gegevens over de uitgaven van de gewestelijke besturen, verwezenlijkt in 2021 in het kader van overheidsopdrachten en subsidies, ook worden toegevoegd aan openbudgets.brussels.

Na een lange en intense voorbereiding, die van start ging in 2020, en de verhuizing van het gewestelijke archiefdepot tijdens het eerste kwartaal van 2021, hebben de personeelsleden van de gewestelijke archiefdienst van Brussel ConnectIT hun koffers neergezet:

• eind maart 2021 in de Iris Tower;

• in het TIR-gebouw op 1 juli 2021.

Het team is verdeeld over twee locaties, naargelang de behoeften en ieders opdrachten.

Zoals de naam aangeeft beheert deze dienst alle Brusselse gewestelijke archiefdocumenten. Dat betekent dat een voldoende grote ruimte, aangepast aan de bewaring van documenten, nodig was. De bewaarde archiefdocumenten zouden meer dan twintig kilometer innemen als we ze allemaal op een rij zouden zetten, en dat nog zonder de toevoegingen van documenten die van buiten de GOB komen en die we nog verwachten.

De opdrachten van de Gewestelijke Archiefdienst

De gebruikers begeleiden bij de raadpleging, het beheer en de vernietiging van hun documenten is maar een deel van de opdrachten van de archiefdienst. Die heeft immers meer bepaald als taak:

• het definitieve archief (dat voor eeuwig en altijd bewaard wordt) van de GOB en ook van de kabinetten, de ION's en alle andere diensten die onder de bevoegdheid van de Gewestregering vallen, in goede staat en orde te bewaren;

• al dan niet in te gaan op de vragen van de hierboven vermelde archiefproducenten om hun archiefdocumenten te vernietigen of ze helpen hun archiefdocumenten te verwerken.

Het TIR-gebouw

Het TIR-gebouw biedt, na renovatiewerken, zowat 7400 m² om het gewestelijke archief in onder te brengen. Het TIR-gebouw, in de Havenlaan nr. 104-106, 1000 Brussel, moest aan bepaalde normen voldoen voor de optimale bewaring van de documenten. Papieren documenten die voor altijd bewaard moeten worden, bijvoorbeeld, moeten idealiter, met vermijding van te grote temperatuurschommelingen, bewaard worden in een lokaal met:

• een temperatuur tussen 16°C en 20°C;

• een relatieve vochtigheidsgraad tussen 45% en 55%.

Het TIR-gebouw telt een dertigtal archiefmagazijnen, dat zijn lokalen bestemd voor de bewaring van documenten. Zoals hierboven vermeld waren er in 2021 meer dan 20.000 strekkende meter archiefdocumenten opgeslagen in deze lokalen.

Sinds 30 september 2020 worden alle aanvragen gericht aan de archiefdienst ingevoerd in het SSP, ofwel door de gebruikers zelf, ofwel door een personeelslid van de gewestelijke archiefdienst als de aanvraag afkomstig is van een instelling die buiten de GOB valt of van een burger. In 2021 werden er 438 aanvragen ingevoerd in het SSP. De voornaamste aanvragen betreffen:

• raadplegingen;

• (her)invoegingen;

• overdrachten;

• leveringen van specifiek materiaal.