Onze acties ten dienste van een globale digitale en IT-strategie

Nagenoeg elke organisatie in het gewest beschikt over een eigen CRM-systeem, met zijn eigen gegevensbanken en logica. Daardoor bestaat er een groot aantal heterogene, verspreide en afgeschermde systemen naast elkaar, zonder centralisering van de gegevens en weinig of geen informatie-uitwisseling. Deze situatie maakt het onmogelijk werkprocessen te harmoniseren, middelen te delen of schaalvoordelen te realiseren, ook al lijken de processen, de workflows en de noden sterk op elkaar.

Het gewestelijke Salesforce-initiatief

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beschikt sinds 2020 over een CRM-tool (Salesforce) die als doel heeft de burgers en de ondernemingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op termijn de mogelijkheid te bieden al hun administratieve stappen online uit te voeren en op te volgen. Het CRM-systeem versnelt niet alleen de digitalisering van de administratieve stappen, maar verbetert ook de digitale interactie met de administraties en dematerialiseert tegelijkertijd al hun processen. Het systeem zal het ook gemakkelijker maken met verschillende doelgroepen te communiceren dankzij gerichte communicatie, tussen de instellingen gedeelde tools, enz.

Het Salesforce-platform zal worden opgericht door Brussel ConnectIT voor de besturen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel en zal de volgende voordelen bieden:

Voor de burgers en de ondernemingen:

• eenvoudigere toegang tot alle administratieve stappen (unieke portaalsite);
  
• eenvoudigere informatie-uitwisseling en uitwisseling van de noodzakelijke documenten dankzij vereenvoudigde online formulieren en integraties met authentieke bronnen;
  
• eenvoudigere opvolging van de dossiers en snellere behandeling van de aanvragen.
  

Voor de besturen en de personeelsleden:

• dematerialisering en vereenvoudiging van de processen voor een grotere transparantie, automatisering en versnelling van de dienstverlening aan het publiek, alsook een grotere doeltreffendheid en doelmatigheid inzake dossierbeheer (van de ontvangst tot en met de afsluiting);
  
• betere communicatie tussen de burgers, de ondernemingen en de administraties;
  
• focus van de personeelsleden op taken met een sterkere toegevoegde waarde.
  

In dit opzicht werden meerdere projecten opgestart. Sommige projecten zijn al in productie, wat het beheer van de huurtoelagen, het beheer van de aanvragen voor de inschrijving van voertuigen of de opvolging van Europese subsidieaanvragen (en de daaraan verbonden verplichtingen) mogelijk maakt. Andere projecten zijn in uitvoering, zoals het beheer van de vergunnings- en certificaataanvragen bij de directie Taxi’s van Brussel Mobiliteit of het beheer van de boetes en de beroepen door de personeelsleden van Brussel Economie en Werkgelegenheid.

Brussel ConnectIT werkt ook samen met Paradigm (de instelling van openbaar nut die verantwoordelijk is voor de digitalisering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het vroegere CIBG), opdat andere Salesforce-gerelateerde initiatieven kunnen worden geïmplementeerd, buiten de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, bij andere gewestelijke administraties in een gecentraliseerde en gedeelde omgeving.

In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn er maar liefst 200 verschillende websites die door tal van instellingen worden beheerd, met elk hun eigen bevoegdheden, doelstellingen en strategieën. Bijgevolg kan het voor de gebruikers moeilijk zijn om snel de goede informatie te vinden, of om de officiële websites van de overheidsinstellingen te identificeren. Daarom heeft het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het project "Gewestelijke webstrategie" opgestart. De nadruk wordt onder meer gelegd op een nieuwe coherente visuele identiteit, die gebruiksvriendelijk en gestandaardiseerd is voor de gebruikers.

Op basis van voorafgaand grondig onderzoek bij meer dan 2.000 burgers en ondernemingen en bij meer dan 300 personeelsleden werd er een voorstel voor een Brusselse gewestelijke webstrategie ontwikkeld. Dit voorstel werd voorgelegd aan de regering en werd eind 2020 door laatstgenoemde goedgekeurd. Het voorstel voorziet in een oplossing waarbij de informatie, die momenteel over tal van websites verspreid is, per themagroep wordt gebundeld. De themagroepen weerspiegelen de concrete noden van de gebruikers.

Om deze groepen samen te stellen, heeft easy.brussels in 2022 een actieplan uitgevoerd dat workshops met de administraties bevatte, evenals enquêtes bij de gebruikers en de administraties. Dit project wordt ook gecoördineerd door Paradigm (voor de technische aspecten) en ATOS/iO, een externe partner.

In de loop van 2023 zal een eerste themagroep online worden geplaatst. Er zullen nog testfasen en verbeteringen plaatsvinden om de uitrol van nieuwe themagroepen voort te zetten.

Surf naar de website van easy.brussels om meer te weten over het project inzake de gewestelijke webstrategie.

De Gewestelijke Overheidsdienst Brussel gebruikt het SAP-softwarepakket sinds het begin van de jaren 2000, voornamelijk voor zijn boekhoudkundig, financieel en begrotingsbeheer. Voortbouwend op dit succes en de opgedane ervaring gaf de Brusselse Hoofdstedelijke regering in 2015 de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel de opdracht een gewestelijk SAP-platform te implementeren en te beheren voor de andere overheidsinstellingen van het gewest, met de ambitie dat deze dit op termijn allemaal zullen gebruiken.

Het is een informaticatool die hen een oplossing biedt die voldoet aan de voorschriften van de OOBBC (organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle), en die hen ook in staat stelt hun opdrachten uit te voeren middels verschillende specifieke modules. Voorbeelden zijn SAP RE (Real Estate Management) voor het vastgoedbeheer en SAP SD (Sales and Delivery) voor het beheer van alle verkopen.

In de loop van 2022 hebben Paradigm, Iristeam en citydev.brussels het gewestelijke SAP-platform ingevoerd om operationeel te kunnen zijn vanaf 1 januari 2023. De Haven van Brussel heeft ook al laten weten op 1 januari 2025 tot het platform te willen toetreden. Daartoe zal er in 2023 een project worden opgestart.